Keep calm and…?

5 Tipps für Ihr erfolgreiches Krisenmanagement

Von Eske Ofner, Head of Sales bei der F24 AG 

Eske Ofner, Head of Sales F24 AG

Plötzlich Pandemie! Eine Krise kann jedes Unternehmen treffen – jederzeit.

Das Coronavirus und dessen Auswirkungen sind das aktuellste Beispiel dafür, dass der Auslöser einer Krise nicht im entferntesten mit den eigenen Geschäftsaktivitäten zusammenhängen muss. Aber wie können Sie sich bestmöglich wappnen?

Tipp 1: Seien Sie vorbereitet!

Um eine Krise erfolgreich bewältigen zu können, muss diese erst einmal als solche erkannt werden – und zwar rechtzeitig. In einigen Fällen helfen Monitoring-Tools und Frühwarnsysteme. Mindestens für die wichtigsten Krisenszenarien gilt es zudem, vorab ein klares Vorgehen zu definieren: Wer hat welche Aufgaben, welches Gremium tagt wann – und wo?

Die Implementierung eines traditionell gedruckten Krisenhandbuchs oder Business-Continuity-Plans in eine zeitgemäße Krisenmanagement-Software bringt einige Vorteile mit sich: Kontaktdaten können leichter gepflegt werden, die Alarmierung erfolgt automatisiert und alle Beteiligten können jederzeit von überall aus die Geschehnisse verfolgen und mitarbeiten.

Wer direkt nach Bekanntwerden der Krise effizient kommuniziert, hat höhere Chancen, schnell die Kontrolle über die Situation zurückzuerlangen.

Eske Ofner, Head of Sales bei der F24 AG 

Tipp 2: Agieren Sie schnell!

Wer direkt nach Bekanntwerden der Krise effizient kommuniziert, hat höhere Chancen, schnell die Kontrolle über die Situation zurückzuerlangen. In kürzester Zeit gilt es, alle Stakeholder zu benachrichtigen, Informationen einzuholen, Maßnahmen abzustimmen und in die Wege zu leiten. Die „golden hour“ ist jedoch, wie die Ergebnisse im aktuellen Emergency Communications Report des Business Continuity Institutes (BCI) zeigen, eher Sinnbild – inzwischen handelt es sich um die goldenen fünf Minuten, in denen die Prozesse idealerweise in die Wege geleitet werden müssen.

Was in der Theorie einfach klingt, erweist sich in der Praxis oft als schwierig: Lediglich ein Drittel aller Unternehmen ist laut der BCI Studie in der Lage, die Kommunikationspläne im Ernstfall innerhalb von fünf Minuten zu aktivieren. Hier zeigen sich Vorteile beim Einsatz von digitalen Lösungen, durch die Unternehmen deutlich schneller agieren können.

Tipp 3: Alarmieren Sie automatisiert!

Die beste Information ist wertlos, wenn sie nicht rechtzeitig beim Empfänger ankommt oder inkonsistent ist. Langwierige, manuelle Anrufketten sind daher ebenso unpraktikabel wie fehleranfällig. Wer weiß schon bei jedem Empfänger, über welchen Kanal oder welche Nummer er gerade am besten erreichbar ist?

Eine automatisierte Alarmierung aller relevanten Stakeholder über ein digitales Krisenmanagement-Tool spart wertvolle Zeit. Zudem bieten diese Tools viele weitere Vorteile wie standardisierte Antwortoptionen und die Möglichkeit, per Knopfdruck auf dem Smartphone virtuelle Krisenräume einzurichten oder ad-hoc eine Telefonkonferenz zu starten.

Tipp 4: Behalten Sie die Übersicht!

Sobald alle notwendigen Personen alarmiert wurden, muss der Krisenstab schnellstmöglich tätig werden, um die aktive Handlungsfähigkeit des Unternehmens nach innen und außen zu gewährleisten. Die größte Herausforderung ist es, den Überblick zu behalten – gerade wenn sich die Akteure nicht alle am selben Ort befinden. Alle verteilten Aufgaben und Entwicklungen müssen auf strukturierte Art und Weise koordiniert und überwacht werden.

Wirklich transparent und effizient lässt sich nur auf einer digitalen Plattform arbeiten – damit beispielsweise Mailanfragen von Journalisten nicht im Postfach untergehen oder von mehreren Kollegen parallel bearbeitet werden.

Tipp 5: Dokumentieren Sie alles – aber bitte revisionssicher!

Krisen sind sensible Situationen. Die interne Kommunikation muss vertraulich und sicher funktionieren. Trotzdem nutzen 23 Prozent der in der BCI Studie befragten Unternehmen private, unsichere Messenger wie WhatsApp. Das ist allein aus Datenschutzgründen keine gute Idee. Aber auch die Verfügbarkeit in Extremsituationen ist nicht gewährleistet und eine Dokumentation mühsam.

Die interne Kommunikation muss vertraulich und sicher funktionieren.

Eske Ofner, Head of Sales bei der F24 AG

Digitale Krisenmanagement-Tools helfen bei der revisionssicheren Dokumentation aller Geschehnisse, oft komplett automatisiert. Das ist entscheidend, um aus der Krise zu lernen oder bei Untersuchungen von Behörden und Versicherungen einen belastbaren Nachweis liefern zu können.

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