Fiches d’actions

Comment préparer les actions d’un plan de continuité d’activité ?

Par Andrew Carvell, directeur général de F24 Nordics AS

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Actions du plan de gestion de crise ou encore fiches réflexes du plan de continuité d’activité : ces deux expressions sont synonymes et sont un élément essentiel de tout système de gestion de crise.

FACT24 propose une fonctionnalité spécifique pour vous aider à créer des listes d’actions personnalisées rapidement et facilement : les fiches d’actions. Dans cet article, vous trouverez quelques recommandations pour vous aider à les créer ou à les améliorer.

Un outil d’aide à la gestion de crise

Les fiches d’actions sont un outil qui permet aux membres de votre équipe de suivre un certain nombre d’étapes prédéfinies en cas d’incident. En somme, il s’agit de la version concrète et opérationnelle de votre plan de gestion de crise ou de contingence. Elles sont conçues sous forme d’invites qui vous permettent de réfléchir pendant les premières étapes d’une crise, quel que soit le type d’incident ou sa sévérité. Même si elles varieront certainement en termes de contenu, de taille et de complexité, vous devez associer une fiche d’actions à chaque personne ou groupe de personnes impliquées dans le processus de réponse à une crise.

Créer des listes d’actions : méthode spécifique ou générique ?

De nombreux spécialistes recommandent de créer des listes d’actions génériques qui peuvent être utilisées pour n’importe quel type d’incident. Cette méthode présente en effet deux principaux avantages. D’une part, puisqu’une fiche doit être mise à jour en cas de changement dans l’organisation, dans la règlementation ou de tout autre facteur externe, une fiche d’actions générique est plus facile à actualiser que de multiples fiches par personne/groupe de personnes. En effet, la résilience des professionnels pourrait être mise à rude épreuve alors que leur temps est déjà particulièrement précieux. D’autre part, elles sont plus simples à mettre en œuvre.

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Adopter un langage simple

N’écrivez pas de longs paragraphes. Privilégiez les listes à puces et soyez aussi précis et concis que possible : « FACT24 utilisée pour informer l’équipe stratégique » est bien plus utile que « Mobiliser l’équipe de direction ». Souvenez-vous que certains collaborateurs ne voient leurs fiches d’actions que quelques fois par an, lors d’exercices de simulation ou de cas de crise concrets. Il est donc important de bien formuler vos propos pour qu’ils puissent les comprendre de façon limpide. Si vous souhaitez apporter plus d’informations, vous pouvez les faire figurer dans le plan de gestion de crise ou la documentation complémentaire. Le plus important est de proposer un titre simple et de permettre aux personnes concernées d’obtenir plus d’informations facilement si elles le souhaitent.

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Faire preuve de flexibilité dans la gestion des tâches

Tout processus de gestion de crise doit permettre d’attribuer des tâches supplémentaires à n’importe quelle personne. La fiche d’actions constitue la base de ce que les collaborateurs doivent entreprendre pour répondre à une crise. Néanmoins, en plus de ces fiches d’actions, d’autres tâches se présentent pendant une crise et doivent être clairement enregistrées, assignées et surveillées. Il en va de même que les collaborateurs soient au bureau ou en déplacement. Les solutions mobiles représentent à ce titre un véritable atout. L’une de vos principales préoccupations doit être d’anticiper les mesures à prendre si un collaborateur est submergé de travail ou si un autre membre de l’équipe est mieux qualifié pour accomplir une tâche. Veillez donc toujours à pouvoir réassigner facilement les tâches.

Vos avantages avec la solution FACT24

  • Opérations simples et
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    depuis n’importe où
  • Disponible pour vous
    à tout moment 24/7
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Le temps est précieux

Avec l’adoption croissante du modèle ICS (Incident Command System) en Europe, de plus en plus d’organisations portent la plus grande attention au délai dans lequel les tâches doivent être effectuées. Lorsque vous enregistrez et assignez des tâches, il est parfaitement inutile de les laisser en suspens. Chaque tâche doit être mesurable et être effectuée dans un délai imparti. Les responsables de la crise peuvent ainsi anticiper la suite des événements sous 2/6/12/24 heures.

Des fiches d’actions correctement préparées permettent à n’importe quelle organisation de répondre le plus efficacement possible à une crise. Cependant, elles ne remplacent pas une formation approfondie et une gestion compétente. C’est uniquement lorsque chaque membre de l’équipe de gestion de crise aura répété assidument sa procédure que vous pourrez être certain d’être parfaitement préparé.

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